Faut-il sauvegarder ses données Microsoft ?

Microsoft Office 365 est une plateforme de logiciels à la demande (SaaS) efficace et hautement performante qui répond parfaitement aux besoins de nombreuses entreprises. Avec Microsoft Office 365, votre entreprise fonctionne partout et à tout moment, sans devoir héberger sa propre infrastructure.

Mais savez-vous comment vos données professionnelles sont sauvegardées et de quelle manière vous pourriez les récupérer en cas de besoin ?

Nous allons voir ensemble les différentes méthodes de gestion des données appliquées par Microsoft afin de savoir si elles sont adaptées à votre stratégie de sauvegarde globale.

Avant de commencer, nous vous invitons à consulter le contrat de services Microsoft, dans lequel il est stipulé qu’en cas de panne vous ne pourrez pas récupérer votre contenu stocké et qu’il est recommandé de sauvegarder vos données via un service Tiers.

Quelles sont les données sauvegardées par Microsoft Office 365 ?

Exchange OnLine

A la différence d’Exchange, hébergé dans le Cloud et d’Exchange Server, la solution Exchange Online est hébergée par Microsoft. Vos boîtes aux lettres sont répliquées sur plusieurs DataCenters Microsoft. Cette réplication permet de protéger Microsoft contre l’endommagement des copies de bases de données. En cas d’échec, les données affectées sont transférées vers un autre centre de données. En cas de sinistres (cyberattaques, catastrophes naturelles, erreurs humaines, défaillance technique), vous êtes assurés du transfert de vos données sans interruption de service et d’une connectivité transparente.

De base, vous avez la possibilité de récupérer les données et les éléments supprimés par vos utilisateurs sur une période de 14 à 30 jours. Au-delà de ce délai, vous devrez définir une stratégie de rétention ou utiliser l’archivage Exchange Online pour bénéficier d’un espace de stockage supplémentaire. Cependant l’archivage en ligne n’est pas une solution de sauvegarde (cf article sur la sauvegarde).

En résumé, vous ne pouvez pas restaurer vos données dans le temps, ni créer des sauvegardes traditionnelles de vos comptes de messagerie. La restauration ponctuelle d’éléments de boîte aux lettres est hors de portée du service Exchange Online. Microsoft protège le fonctionnement de sa solution et la réplication des données qui s’y trouvent, mais ne vous permet pas de gérer vos propres données.

SharePoint Online

Sur SharePoint Online vous pouvez stocker vos historiques de versions de collections de sites sans limite de stockage. Vous avez la possibilité de définir vous même le nombre de versions à sauvegarder.

Lorsque vous supprimez une donnée, elle va directement sur la corbeille du site. Si vous videz cette corbeille, les éléments sont envoyés sur une autre corbeille de collection et sont stockées pendant 93 jours avant d’être définitivement supprimées.

A noter que les serveurs sont gérés uniquement par Microsoft. Le Backup des collections de sites se fait toutes les 12 heures avec une rétention de 14 jours. Vous n’avez pas la main sur la gestion de vos sauvegardes. Afin de restaurer la collection de sites souhaitée, il faudra en faire la demande à Microsoft. A savoir que la restauration d’une collection à un instant T écrasera toutes les modifications postérieures effectuées. Le temps de traitement de Microsoft étant de 30 jours.

Cependant, dans le centre d’administration de SharePoint Online, il existe une corbeille qui stocke les collections supprimées pendant 30 jours. A vous de juger quand il est nécessaire de contacter le support Microsoft en fonction de l’ancienneté de la suppression.

Dans tous les cas vous ne pourrez pas restaurer une donnée unique, la restauration ne concerne que la collection entière. Comme pour Exchange Online, vous pouvez toujours appliquer une stratégie de rétention des éléments supprimés.

Bon à savoir :  Lorsqu’elles sont postées et partagées dans Microsoft Teams, les données sont journalisées dans Exchange Online et SharePoint Online.

OneDrive

OneDrive est un outils de synchronisation et de partage au même titre que Google Drive ou DropBox. Il sauvegarde uniquement des fichiers, pas les applications ou le système d’exploitation. Il génère plusieurs copies des fichiers vers un emplacement de stockage en ligne dans le Cloud. Vous pouvez ainsi retrouver vos fichiers, les télécharger, les utiliser et les partager même à distance. Vous pourrez donc restaurer les données en cas de perte de votre appareil.

En revanche, la synchronisation et le partage stockent les mêmes fichiers sur votre disque dure que dans le Cloud. De fait, les actions se produisent au deux endroits en cas de suppression accidentelle ou de modifications.

OneDrive ne fonctionne qu’avec les fichiers (documents et multimédias). Si votre appareil est défaillant ou votre disque dur endommagé, vous ne pourrez pas restaurer une image complète ni avoir accès au support de démarrage pour retrouver vos application et votre système d’exploitation.

En résumé, OneDrive n’est pas considéré comme un outils de sauvegarde mais plutôt comme un outils de stockage. Il ne peut donc faire l’objet d’une stratégie de rétention et de sauvegarde pour votre entreprise.

Stratégie de rétention

Comme nous venons de le voir, Microsoft sauvegarde vos données dans ses propres DataCenters, en les réplicant, assurant ainsi la restauration de celles-ci en cas de panne de leurs services. Microsoft 365 dispose d’un système de rétention des éléments supprimés jusqu’à 14 jours pour l’ensemble des services, pouvant aller jusqu’à 93 jours pour SharePoint. Vous vous affranchissez du stockage et de l’infrastructure et vous pouvez souscrire à des services complémentaires (rétention, archivage, stockage..) pour assouplir les processus natifs.

La mission de Microsoft est d’administrer l’infrastructure de Microsoft 365 et d’en garantir le fonctionnement aux utilisateurs. Bien que Microsoft héberge l’infrastructure, la responsabilité de la sauvegarde de vos données stratégiques ne lui incombe pas.

Si on résume le fonctionnement du service Microsoft 365, on comprend que pour Microsoft le backup n’est pas une nécessité. Selon Microsoft, les solutions mises en place sont suffisantes pour couvrir les besoins des entreprises. Cependant, vous n’avez pas la main sur la gestion de vos données.

Définir la bonne stratégie

Vous devez donc vous posez les bonnes questions et définir vos besoins en matière de sauvegarde. Comparez ce que peut vous apporter un outils tier par rapport à ce que propose nativement Microsoft. Voici quelques axes de réflexion avant de faire le bon choix :

• Votre stratégie de sécurité est-elle en adéquation avec les services de Microsoft ?
• La législation de votre activité vous impose-t-elle l’externalisation des sauvegardes de l’entreprise ?
• Avez-vous besoin d’une stratégie de rétention supérieure à 30 jours ?
• Souhaitez-vous effectuer facilement des restaurations ponctuelles et/ou sélectives ?
• Avez-vous comparer les coûts des services complémentaires de Microsoft à ceux d’une offre de Backup ?

Microsoft permet la mise en place de stratégies de rétention. Vous pourrez par exemple archiver des documents pendant 5 ans dans le cadre d’une stratégie de conservation, ou encore conserver des éléments supprimés et éviter la perte d’informations considérées comme importantes. Toutefois, cette solution ne fait pas office d’une stratégie de sauvegarde complète. En effet, même si la protection offerte par Microsoft Office 365 est plutôt complète, certains risques ne sont pas couverts et la restauration des données peut être longue voire impossible si vous n’avez pas mis en place un véritable processus de sauvegarde. Pour certaines entreprises la gestion et la restauration simples de leurs données de manière granulaire est essentielle et Microsoft ne le prend pas en charge.

Doit-on sauvegarder ses données Microsoft 365 ?

Cette réponse vous revient. En fonction des axes de réflexion vus précédemment, de votre stratégie de sauvegarde et de PRA (Plan de reprise d’activité), de vos moyens et de vos besoins spécifiques, vous pouvez juger suffisants les services proposés par Microsoft ou non.

Conseil : n’hésitez pas à faire un audit sur la gestion des données de votre entreprise afin d’appliquer la meilleure stratégie. AGS Cloud peut vous accompagner. (en savoir plus)

Nous allons voir ensemble des aspects techniques qui pourraient vous aider à choisir.

Reprenons la règle du 3-2-1 (cf article sur la sauvegarde). On constate que Microsoft applique cette règle à l’exception de la sauvegarde hors site qui reste un élément majeur de votre stratégie pour sécuriser les données. Vous êtes garantis de récupérer vos données en les externalisant ; en cas de sinistres, de cyber-attaques, de défaillances techniques ou encore de mauvaises manipulations,

Si vous souhaitez souscrire à un service de backup tiers pour Microsoft 365, vous devez faire attention au choix de la solution. En effet, tous les services ne se valent pas car ils n’ont pas été créés pour transférer un grand volume de données croisées sur plusieurs applicatifs. De ce fait, si le service est mal configuré, les données seront bien sauvegardées mais la restauration peut s’avérer complexe voire défaillante. Vous devez donc choisir une solution Backup qui a été conçue exclusivement pour Microsoft 365.

---

Maintenant que vous avez compris comment fonctionnent les services de Microsoft, vous pensez que le Backup est nécessaire pour vos données Microsoft 365. AGS Cloud vous propose sa solution AGS Veeam Backup pour Microsoft 365 qui pourra sans doute répondre à votre demande.

Veeam Backup pour Microsoft 365 vous permet de :

Sauvegarder les données des centres de données Microsoft directement vers le DataCenter d’AGS Cloud. Vous avez la main sur vos données à tout moment. Elles sont stockées selon vos stratégies de rétention pour satisfaire les besoins réglementaires ou de conformité de vos clients.

Restaurer rapidement les données sensibles Microsoft 365 (emails, calendriers, contacts, tâches, collections de sites, sites, listes et fichiers) en vous appuyant sur la meilleure flexibilité de restauration du marché. Restaurez exactement ce qu’il vous faut — ni plus ni moins — grâce à la fonctionnalité de recherche granulaire avancée.

Assurer une continuité des activités en cas de sinistre et améliorer des objectifs de délai de reprise (RTO). Par défaut, Microsoft ne garantit pas la restauration complète et rapide des données Microsoft 365. Evitez ainsi les temps de restauration coûteux et garantissez le bon fonctionnement de votre entreprise.

Quels sont les avantages de Veeam pour Microsoft Office 365 ?

• Réduisez les coûts grâce au portail-clients multi tenants d’AGS Cloud et vous ne payez que ce que vous consommez.
• Bénéficiez d’une évolutivité illimitée ; grâce à une capacité de stockage illimitée, à une architecture multicible mutualisée et à une automatisation complète
• Simplifiez le déploiement chez votre fournisseur de services ; sans aucune planification complexe, ainsi que la migration de vos données de boîtes aux lettres entre le serveur Exchange local et Microsoft 365.
• Assurez la sécurité grâce au stockage des données dans le DataCenter Tier III d’AGS Cloud en France
• Accélérez les sauvegardes de SharePoint Online, OneDrive for Business, Teams
• Facilitez la restauration en quelques clics selon une large gamme d’options

Veeam est LE leader sur le marché de la protection des données Microsoft et a créé une solution dédiée et 100% fiable pour vos outils Microsoft Office 365. Vous pouvez ainsi compléter votre stratégie de sauvegarde sans inquiétude.

Chez AGS Cloud une équipe d’experts Microsoft est là pour vous accompagner dans la mise en place de ce service.
Nous vous proposons également une solution complète et clé en main comprenant : Microsoft 365, Veeam Backup et VadeSecure pour la protection de la messagerie.
Nous pouvons vous accompagner dans :

• L’audit de vos besoins et la définition de votre stratégie de sauvegarde
• La mise en place de Veeam Backup pour Microsoft 365
• Le paramétrage et le test de la solution
• Le transfert de compétences sur l’administration de la solution
• La mise à disposition de la restauration en libre-service

De plus, vous bénéficiez d’une plateforme de gestion unifiée 100% full web des solutions d’AGS qui vous permet de :

• Configurer et personnaliser vos services
• Accédez à toutes vos solutions au même endroit
• Gérez tous vos clients, la configuration de leur compte, leurs droits et leur consommation d’un simple clic
• D’être autonome pour ajouter, supprimer ou essayer une licence.

Et bien d’autres outils et fonctionnalités.

Il vous reste encore quelques doutes avant de franchir le pas ? Essayez gratuitement Veeam Backup pour Microsoft Office 365 pendant 30 jours.