La RGPD chez AGS Cloud

Introduction

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est le cadre juridique du traitement de données à caractère personnel en Europe, à compter du 25 mai 2018. Contrairement à la directive 95/46/CE, qui régissait jusqu’alors ces traitements, le RGPD est d’application directe dans l’Union et ne nécessite pas de transpositions nationales. À ce titre, il va favoriser l’harmonisation des régimes juridiques en matière de protection des données à caractère personnel en Europe. Mieux encore, le RGPD dispose d’un principe d’extraterritorialité qui permet, dans certaines circonstances, d’étendre son périmètre d’application en dehors des frontières européennes.

Si vous êtes une structure traitant des données à caractère personnel, il y a de fortes chances pour que vous soyez assujetti aux dispositions du RGPD. À cet égard, vous êtes soumis à des obligations auxquelles il faut vous conformer. Il en est de même pour AGS Cloud qui, au regard de sa situation, disposera d’obligations distinctes : en sa qualité de sous-traitant ou de responsable de traitement.

Définitions

Comprendre les enjeux réels et précis d’un règlement européen n’est pas toujours chose aisée, surtout lorsqu’il comporte 99 articles, 173 considérants et de nombreuses lignes directives servant à préciser son interprétation. C’est pourtant essentiel afin d’éviter tout risque pouvant résulter d’une interprétation trop large ou imprécise des obligations réglementaires incombant à votre structure. La bonne compréhension des quelques termes définis ci-dessous est donc essentielle :

  • données à caractère personnel : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable. Est réputée être une personne physique identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement.
  • traitement : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel (collecte, enregistrement, transmission, stockage, conservation, extraction, consultation, utilisation, interconnexion, etc.).
  • responsable du traitement : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.
  • sous-traitant : la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

AGS Cloud en qualité de sous-traitant

C’est certainement en cette qualité que vos attentes envers AGS Cloud sont les plus importantes. AGS Cloud est qualifié de « sous-traitant » lorsqu’il traite des données à caractère personnel pour le compte d’un responsable de traitement.

C’est typiquement le cas lorsque vous utilisez les services d’AGS Cloud et stockez des données à caractère personnel sur une infrastructure AGS Cloud. Dans la limite de ses contraintes techniques, AGS Cloud ne pourra traiter les données stockées que selon vos instructions, et ce pour votre compte.

Les engagements d'AGS Cloud en qualité de sous-traitant

En qualité de sous-traitant, AGS Cloud s’engage notamment à mettre en œuvre les actions suivantes :

  • traiter les données à caractère personnel aux seules fins de la bonne exécution des services : AGS Cloud ne traitera jamais vos informations à d’autres fins (marketing, etc.).

  • traiter les données à caractère personnel aux seules fins de la bonne exécution des services : AGS Cloud ne traitera jamais vos informations à d’autres fins (marketing, etc.).

  • ne pas transférer vos données hors UE ou hors pays reconnus par la Commission européenne comme disposant d’un niveau de protection suffisant : sous réserve que vous ne sélectionniez pas un datacenter dans une zone géographique hors UE.

  • à mettre en œuvre des standards de sécurité élevés afin de fournir un haut niveau de sécurisation à nos services.

  • vous notifier dans les meilleurs délais en cas de violation de données.

  • vous assister à respecter vos obligations réglementaires en vous fournissant une documentation adéquate de nos services.

Ces engagements sont concrètement retranscrits au travers des Conditions générales de service (CGS) d’AGS Cloud. À ce titre, et sauf conditions particulières, elles sont opposables par tout client à AGS Cloud en sa qualité de sous-traitant.

FAQ : AGS Cloud en qualité de sous-traitant

AGS Cloud en qualité de responsable de traitement

AGS Cloud est qualifié de « responsable de traitement » lorsqu’il détermine les finalités et les moyens de « ses » traitements de données à caractère personnel.

C’est typiquement le cas quand AGS Cloud collecte des données à des fins de facturation, de gestion des recouvrements, de l’amélioration de la qualité des services et de la performance, de démarchage commercial, de gestion commerciale, etc. Mais aussi lorsqu’AGS Cloud traite les données à caractère personnel de ses propres salariés.

Dans cette hypothèse, « vos » données, celles que vous stockez sur les services d’AGS Cloud, ne sont pas concernées. En revanche, certaines informations vous concernant ou étant relatives à vos salariés (identité et coordonnées de l’interlocuteur AGS Cloud dans le cadre d’une demande d’assistance technique, par exemple) peuvent l’être. C’est pourquoi AGS Cloud tient à vous donner des éléments de compréhension sur les garanties mises en œuvre afin d’assurer la protection de ces données à caractère personnel.

  • limiter la collecte de données à celles strictement utiles : c’est dans le cadre de cette démarche que lors de la commande d’un service, vous ne renseignez que des données nécessaires pour qu’AGS Cloud puisse assurer des services de facturation, de support ou encore respecter ses propres obligations légales en matière de conservation de données(notamment sur le fondement de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique ).

  • ne pas utiliser les données collectées à d’autres fins que celles pour lesquelles elles furent collectées.

  • conserver les données à caractère personnel durant une période limitée et proportionnée. C’est ainsi qu’à titre d’exemple, les données traitées à des fins de gestion de la relation entre le client et AGS Cloud (nom, prénom, adresse postale, e-mail, etc.) sont conservées par l’entreprise pendant toute la durée du contrat et les trente-six (36) mois suivants. Au terme de ce délai, elles sont supprimées sur tous supports et sauvegardes.

  • ne pas transférer ces données à des tiers autres que les sociétés apparentées d’AGS Cloud qui interviennent dans le cadre de l’exécution du contrat. Dans le cadre de ces transferts intra-Groupe, certaines données peuvent être transférées en dehors de l’Union Européenne sur le fondement des règles d’entreprise contraignantes mises en œuvre par le Groupe AGS.

  • mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un haut niveau de sécurité.

AGS Cloud s'engage notamment à mettre en place :

  • des mesures de sécurité physique afin d’empêcher l’accès aux infrastructures sur lesquelles sont stockées les données du client par des personnes non autorisées

  • un personnel de sécurité chargé de veiller à la sécurité physique des locaux d’AGS Cloud 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7

  • un système de gestion des habilitations permettant de limiter l’accès aux locaux et aux données aux seules personnes ayant besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions et de leur périmètre d’activité

  • un système d’isolation physique et/ou logique (en fonction des services) des clients entre eux

  • des processus d’authentification forts des utilisateurs et administrateurs grâce notamment à une politique stricte de gestion des mots de passe et le déploiement de certaines mesures de double authentification (à la demande, selon les services souscrits)

  • des processus et dispositifs permettant de tracer l’ensemble des actions réalisées sur son système d’information et d’effectuer, conformément à la réglementation en vigueur, des rapports en cas d’incident affectant les données du client

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