Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est le cadre juridique du traitement de données à caractère personnel en Europe, à compter du 25 mai 2018. Contrairement à la directive 95/46/CE, qui régissait jusqu’alors ces traitements, le RGPD est d’application directe dans l’Union et ne nécessite pas de transpositions nationales. À ce titre, il va favoriser l’harmonisation des régimes juridiques en matière de protection des données à caractère personnel en Europe. Mieux encore, le RGPD dispose d’un principe d’extraterritorialité qui permet, dans certaines circonstances, d’étendre son périmètre d’application en dehors des frontières européennes.
Si vous êtes une structure traitant des données à caractère personnel, il y a de fortes chances pour que vous soyez assujetti aux dispositions du RGPD. À cet égard, vous êtes soumis à des obligations auxquelles il faut vous conformer. Il en est de même pour AGS Cloud qui, au regard de sa situation, disposera d’obligations distinctes : en sa qualité de sous-traitant ou de responsable de traitement.
C’est certainement en cette qualité que vos attentes envers AGS Cloud sont les plus importantes. AGS Cloud est qualifié de « sous-traitant » lorsqu’il traite des données à caractère personnel pour le compte d’un responsable de traitement.
C’est typiquement le cas lorsque vous utilisez les services d’AGS Cloud et stockez des données à caractère personnel sur une infrastructure AGS Cloud. Dans la limite de ses contraintes techniques, AGS Cloud ne pourra traiter les données stockées que selon vos instructions, et ce pour votre compte.
En qualité de sous-traitant, AGS Cloud s’engage notamment à mettre en œuvre les actions suivantes :
traiter les données à caractère personnel aux seules fins de la bonne exécution des services : AGS Cloud ne traitera jamais vos informations à d’autres fins (marketing, etc.).
ne pas transférer vos données hors UE ou hors pays reconnus par la Commission européenne comme disposant d’un niveau de protection suffisant : sous réserve que vous ne sélectionniez pas un datacenter dans une zone géographique hors UE.
à mettre en œuvre des standards de sécurité élevés afin de fournir un haut niveau de sécurisation à nos services.
vous notifier dans les meilleurs délais en cas de violation de données.
vous assister à respecter vos obligations réglementaires en vous fournissant une documentation adéquate de nos services.
Ces engagements sont concrètement retranscrits au travers des Conditions générales de service (CGS) d’AGS Cloud. À ce titre, et sauf conditions particulières, elles sont opposables par tout client à AGS Cloud en sa qualité de sous-traitant.
Les données hébergées par le client dans le cadre des services d’AGS Cloud restent la propriété du client.
AGS Cloud n’y accède et ne les utilise que lorsque cela est nécessaire dans le cadre de l’exécution des services et dans la limite de ses contraintes techniques.
AGS Cloud s’interdit toute revente desdites données, de même que toute utilisation à des fins personnelles (telles des activités de datamining, de profilage ou de marketing direct).
AGS Cloud accède aux données uniquement dans deux situations :
Accès dans le cadre du support :
Lorsque le client prend contact avec le support AGS Cloud, selon l’objet de l’assistance, deux catégories de données peuvent faire l’objet d’un accès. D’une part, afin de traiter au mieux la requête du client, le support prend connaissance des informations fournies par ce dernier lors de la création de son compte AGS Cloud (nom, prénom, numéro de téléphone, adresse e-mail, etc.).
D’autre part et uniquement à la demande expresse du client, et sous réserve des contraintes techniques propres à chaque service, le support peut avoir accès aux données stockées par celui-ci sur les services AGS Cloud, afin d’identifier l’origine du problème rencontré et, éventuellement, de le résoudre.
Accès dans le cadre d’une demande des autorités judiciaires et/ou administratives:
Afin d’agir en conformité avec la réglementation en vigueur, AGS Cloud est tenu de répondre aux demandes des autorités judiciaires et/ou administratives. Les demandes d’accès étant soumises à un régime légal strict, AGS Cloud ne les autorise qu’après s’être assuré de la validité et du bien-fondé de la requête. De plus, dès lors que la requête ou la loi ne l’interdit pas, AGS Cloud s’engage à prévenir dans les meilleurs délais le client d’une telle demande. Pour les requêtes qui émaneraient d’un pays tiers, celles-ci ne sont traitées qu’à la condition qu’elles soient fondées sur un accord international, tel qu’un traité d’entraide judiciaire, en vigueur entre le pays tiers demandeur et l’Union ou un État membre.
Lorsqu’un service permet au client d’héberger des données, AGS Cloud l’informe de la localisation ou de la zone géographique dans laquelle se situe le ou les datacenters. Cette information figure sur le site internet d’AGS Cloud ou peut être obtenue en contactant le support.
Lorsque plusieurs localisations sont disponibles, le client a la possibilité de sélectionner celle de son choix au moment de la commande. La localisation des datacenters AGS Cloud peut être retrouvée à tout instant sur cette page. Sous réserve de conditions spécifiques propres à certains services, mentionnées dans les conditions particulières en vigueur, AGS Cloud s’interdit de modifier, sans l’accord du client, la localisation ou zone géographique convenue à la commande.
Il convient de distinguer deux situations distinctes en la matière. Celles-ci peuvent notamment dépendre des choix réalisés par le client en matière de sélection de l’emplacement des datacenters dans lesquels seront stockées ses données :
Lorsque le client choisit un service dans le cadre duquel sont utilisés un ou plusieurs centres de données en Union européenne :
Dans ce cas, les données du client ne seront jamais transférées en dehors :
Suite à l’invalidation du Safe Harbor, et bien que la Commission européenne considère que les organismes américains adhérents au Privacy Shield disposent d’un niveau de protection suffisant, AGS Cloud ne transfère jamais les données des clients, dont la zone géographique sélectionnée est située en UE, à destination des États-Unis d’Amérique.
Les transferts de données vers des pays reconnus par la Commission européenne comme disposant d’un niveau de protection suffisant peuvent intervenir dans le cadre d’une intervention du support AGS Cloud. Quand les centres de données AGS Cloud sont situés dans l’Union européenne, les équipes support AGS Cloud pouvant intervenir sont localisées au sein de l’Union européenne ainsi qu’au Canada, étant précisé que le Canada est reconnu par la Commission européenne comme pays présentant un niveau de protection des données à caractère personnel adéquat. AGS Cloud se réserve également le droit de confier des prestations de support pouvant impliquer un accès à distance aux données stockées par le client, dans le cadre des services, à d’autres entités du groupe AGS Cloud situées dans des pays également reconnus par la Commission européenne comme disposant d’un niveau de protection suffisant (à l’exclusion des USA).
Grâce aux garanties offertes par AGS Cloud en matière de transfert de données, le client peut respecter ses obligations réglementaires. L’article 45 du RGPD, déterminant les cas de « transferts fondés sur une décision d’adéquation », stipule en effet qu’un transfert de données à caractère personnel vers un pays tiers ou à une organisation internationale peut avoir lieu lorsque la Commission a constaté par voie de décision que le pays tiers, un territoire ou un ou plusieurs secteurs déterminés dans ce pays tiers, ou l’organisation internationale en question assure un niveau de protection adéquat. Un tel transfert ne nécessite pas d’autorisation spécifique.
Lorsque le client choisit un service dans le cadre duquel est utilisé un centre de données situé en dehors de l’Union européenne :
Dans ce cas, il semble évident que des données soient transférées en dehors de l’Union européenne. La localisation ou zone géographique du ou des centres de données, utilisés dans le cadre du service, est communiquée sur le site internet d’AGS Cloud. Lorsque plusieurs localisations sont disponibles, le client sélectionne celle de son choix. AGS Cloud s’interdit de modifier, sans l’accord du client et sous réserve de conditions spécifiques propres à certains services, la localisation ou zone géographique convenue à la commande.
Afin d’accompagner les structures souhaitant traiter des données à caractère personnel en ayant recours à des centres de données situés hors Union européenne dans un pays n’assurant pas un niveau de protection adéquat des données à caractère personnel, AGS Cloud peut sur demande expresse, discuter de la mise en place de garanties permettant un tel transfert tel que prévu à l’article 46 du RGPD « Transferts moyennant des garanties appropriées ».
C’est typiquement le cas quand AGS Cloud collecte des données à des fins de facturation, de gestion des recouvrements, de l’amélioration de la qualité des services et de la performance, de démarchage commercial, de gestion commerciale, etc. Mais aussi lorsqu’AGS Cloud traite les données à caractère personnel de ses propres salariés.
Dans cette hypothèse, « vos » données, celles que vous stockez sur les services d’AGS Cloud, ne sont pas concernées. En revanche, certaines informations vous concernant ou étant relatives à vos salariés (identité et coordonnées de l’interlocuteur AGS Cloud dans le cadre d’une demande d’assistance technique, par exemple) peuvent l’être. C’est pourquoi AGS Cloud tient à vous donner des éléments de compréhension sur les garanties mises en œuvre afin d’assurer la protection de ces données à caractère personnel.
limiter la collecte de données à celles strictement utiles : c’est dans le cadre de cette démarche que lors de la commande d’un service, vous ne renseignez que des données nécessaires pour qu’AGS Cloud puisse assurer des services de facturation, de support ou encore respecter ses propres obligations légales en matière de conservation de données(notamment sur le fondement de la loi n° 2004-575 du 21 juin 2004 pour la confiance dans l’économie numérique ).
ne pas utiliser les données collectées à d’autres fins que celles pour lesquelles elles furent collectées.
conserver les données à caractère personnel durant une période limitée et proportionnée. C’est ainsi qu’à titre d’exemple, les données traitées à des fins de gestion de la relation entre le client et AGS Cloud (nom, prénom, adresse postale, e-mail, etc.) sont conservées par l’entreprise pendant toute la durée du contrat et les trente-six (36) mois suivants. Au terme de ce délai, elles sont supprimées sur tous supports et sauvegardes.
ne pas transférer ces données à des tiers autres que les sociétés apparentées d’AGS Cloud qui interviennent dans le cadre de l’exécution du contrat. Dans le cadre de ces transferts intra-Groupe, certaines données peuvent être transférées en dehors de l’Union Européenne sur le fondement des règles d’entreprise contraignantes mises en œuvre par le Groupe AGS.
mettre en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir un haut niveau de sécurité.
des mesures de sécurité physique afin d’empêcher l’accès aux infrastructures sur lesquelles sont stockées les données du client par des personnes non autorisées
un personnel de sécurité chargé de veiller à la sécurité physique des locaux d’AGS Cloud 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7
un système de gestion des habilitations permettant de limiter l’accès aux locaux et aux données aux seules personnes ayant besoin d’y accéder dans le cadre de leurs fonctions et de leur périmètre d’activité
un système d’isolation physique et/ou logique (en fonction des services) des clients entre eux
des processus d’authentification forts des utilisateurs et administrateurs grâce notamment à une politique stricte de gestion des mots de passe et le déploiement de certaines mesures de double authentification (à la demande, selon les services souscrits)
des processus et dispositifs permettant de tracer l’ensemble des actions réalisées sur son système d’information et d’effectuer, conformément à la réglementation en vigueur, des rapports en cas d’incident affectant les données du client