Avant toute chose, qu’est-ce qui distingue une messagerie open source d’une messagerie dite « propriétaire » ? Contrairement à des solutions comme Gmail, une messagerie open source est une messagerie à code source ouvert. Cela signifie que son code peut être utilisé librement par des développeurs ou par des sociétés, qu’il s’agisse d’affiner son intégration dans leur propre système ou bien de l’adapter aux besoins particuliers de leurs métiers. L’une des grandes particularités de la messagerie open source est aussi qu’elle est conçue et développée par une communauté d’indépendants, qui la fait régulièrement évoluer.

Confidentielles hier, les messageries open source s’imposent à présent comme des concurrentes tout à fait sérieuses aux GAFAM, y compris auprès des entreprises et des utilisateurs professionnels. Après avoir peiné à rejoindre les solutions très performantes proposées par Microsoft ou Google, ces messageries « libres » sont en effet parvenues à se mettre à niveau en intégrant des fonctionnalités de plus en plus nombreuses et évoluées.

Tout comme les messageries conventionnelles, les messageries professionnelles open source permettent donc dorénavant :

• d’envoyer et de recevoir des e-mails,
• de stocker et de partager des documents de travail,
• de profiter de fonctionnalités collaboratives comme des calendriers et des agendas partagés,
• d’accéder à des annuaires d’entreprise…

Certaines messageries open source sont par ailleurs compatibles avec la lecture sur les appareils mobiles. Un point indispensable pour pouvoir répondre aux besoins des collaborateurs nomades, qui travaillent dans le train ou dans l’avion.

Si les messageries open source et les options propriétaires offrent les mêmes services, pourquoi choisir les premières pour son entreprise ? Les arguments favorables aux solutions à code ouvert sont nombreux et variés :

• Les messageries open source reviennent bien moins cher aux sociétés que les messageries proposées par les GAFAM — en particulier lorsqu’on souhaite profiter de fonctionnalités avancées. En constante évolution grâce à une vaste communauté de développeurs, les messageries open source permettent en effet de profiter des dernières mises à jour à moindre coût. De quoi convaincre les entreprises ayant des besoins importants mais un budget serré, et en particulier les TPE et les PME.
• Les messageries open source sont également plus faciles à administrer que les messageries propriétaires. Les messageries proposées par Microsoft ou par Google n’embarquent en effet pas systématiquement de solutions d’archivage, de sauvegarde ou de gestion des signatures… Cela pose fréquemment problème à la DSI de l’entreprise, qui ne possède pas nécessairement les compétences indispensables pour pallier ces manques. De nombreuses messageries open source proposent en revanche une administration intégrée.
• Les messageries à code source ouvert laissent aussi une plus grande liberté et donc une plus grande maîtrise à la DSI. À la différence des solutions propriétaires, elles peuvent en effet s’installer comme on le préfère : dans le cloud, on premise (c’est-à-dire sur un logiciel dont l’architecture se trouve dans l’entreprise) ou sur une solution tierce.
• Les messageries open source attirent moins les hackeurs, qui préfèrent s’attaquer d’abord à de plus gros éditeurs.

La polyvalence, pour une messagerie collaborative, agile et flexible

Afin de permettre à chacun d’échanger facilement et de fournir un travail en équipe efficace, une bonne messagerie d’entreprise est une solution souple et multitâche. Une messagerie collaborative open source doit donc impérativement :

• Permettre une gestion simple des e-mails entrants grâce à un système d’étiquetage et de classement bien pensé et personnalisable (grâce à des filtres, tags, dossiers…).
• Inclure un outil de recherche performant, capable de retrouver rapidement un e-mail oublié ou mal classé.
• Comporter un carnet de contacts pratique et la possibilité de créer des listes de diffusion (par exemple pour pouvoir communiquer avec toute l’équipe de la compta en un seul clic).
• Assurer la sauvegarde de nombreux fichiers professionnels dans le compte de messagerie.
• Aider les collaborateurs à planifier des réunions et à établir leurs emplois du temps grâce à des agendas et à des calendriers collaboratifs.
• Permettre un partage contrôlé des fichiers en fonction des besoins (via les fonctions de lecture seule et de modification).

Certaines messageries open source incluent aussi des fonctionnalités moins fondamentales, mais néanmoins très utiles pour certaines entreprises. Ces solutions très complètes peuvent par exemple :

• Permettre aux utilisateurs d’organiser des visioconférences audio ou vidéo à partir de leur boîte de réception.
• Inclure un chat dédié aux échanges instantanés : un complément souvent très apprécié pour travailler ensemble en temps réel sans avoir à décrocher le téléphone.
• Faciliter la création de sondages virtuels…